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PTL: Prozesse validieren anstatt zu erahnen

April 4, 2011

Ein immer wieder auftretendes Problem bei der Abnahme von Prozesskonzeptionen ist die unterschiedliche Interpretation von Prozessmodellen durch die Fachanwender. Die Gründe sind vielfältig:

Zu einem sind viele Prozesse sehr abstrakt beschrieben um allgemeingültig zu wirken – was sie auf der anderen Seite aus Sicht des Tagesgeschäfts beinahe ‘weltfremd’ erscheinen lässt.

Zum anderen ist die typische Darstellungsform die eines Kontrollflusses und unterstellt damit eine Sichtweise, die sich deutlich von der Wahrnehmung eines Mitarbeiters unterscheidet.

Weiterhin werden in Prozessbeschreibungen und -modellen idealtypische und vor allem singuläre Instanzen dargestellt. Das Phänomen eines überlaufenden Post-Eingangskorbs findet sich ebenso wenig in Prozessen wieder wie das Auftreten unvollständig ausgefüllter Formulare.

Vor diesem Hintergrund sind Mitarbeiter bei der Beurteilung von Prozessen (Prozess-Abnahme) fast schon gezwungen, die Prozessbeschreibungen zu interpretieren und den Versuch zu unternehmen, die dargestellten Inhalte auf ihre tatsächliche Arbeitswelt zu übertragen. Dass dabei jeder zu einem anderen Ergebnis kommt ist eine fast zwangsläufige Folge.

Das Process TestLab liefert mit dem Validierungsservice einen Ansatz, diese Probleme deutlich zu reduzieren. Dazu setzen wir die Prozesslogik in unserem Validierungssystem um und lassen (analog eines Prozess-Rollenspiels) die Mitarbeiter an ihrem zukünftigen Prozess arbeiten.

Dieses Vorgehen hat bei unseren TestLab Kunden zu folgenden Effekten geführt:

Anstatt zu interpretieren, wie etwas gemeint sein könnte, werden die Mitarbeiter im TestLab mit dem Prozesskontext und eindeutigen Masken und Formularen und einer eindeutigen Prozesslogik konfrontiert. Aus dem Gedankenspiel “Wie ist das zu verstehen-Was bedeutet das für meine Arbeit-Wie funktioniert dass dann in der Praxis” wird durch die Validierung eine Klarheit geschaffen, die sich auf die viel wichtigere Frage reduziert: “Wollen wir so arbeiten?”

Gleichzeitig können Mitarbeiter in unserem Validierungssystem Ausnahmefälle und Sondersituationen durchspielen. Hier haben wir die Erfahrung gemacht, daß die Validierung auf Basis unseres Validierungssystems die Mitarbeiter von dem engen Fokus eines Prozessmodels befreit und wesentlich mehr Input aus bekannten Tagesgeschäftsituationen hervorbringt – aus unserer Sicht ein sehr wichtiger Aspekt, soll doch der Prozess und nicht nur seine akstrakte modellhafte Darstellung alltagstauglich sein.

Als besonders erfolgreich hat sich die Process TestLab Validierung auch im Zusammenspiel zwischen Fachseite und IT erwiesen. Hier haben beide Seiten häufig mit dem Problem zu kämpfen, dass sowohl Darstellungsform wie auch der Sprachgebrauch zwischen beiden Seiten unterschiedlich sind und entweder die Interpretationsspielräume (und damit Fehlerquellen) zusätzlich erweitern oder zu komplettem Unverständnis führen. Die Validierung der jeweiligen Prozesslösungen im Process TestLab sorgt hier für Klarheit wie etwas zu verstehen ist.

Durch das strukturierte Validierungsverfahren ist das Process TestLab in der Lage, die erforderliche Klarheit und Eindeutigkeit der Prozesse herzustellen und reduziert damit die Kosten und Aufwände die im Rahmen von Korrekturen nach einer Implementierung entstehen.

Wir machen es Ihnen leicht, Transparenz in Ihre Prozesse zu bekommen: Sie liefern die Prozessmodelle und das Process TestLab führt Sie durch die Validierung.

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