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Geschäftsprozesse als Black Box

July 11, 2011

In unserem Process TestLab hat sich die Betrachtung von Geschäftsprozessen als “Black Box”, als schwarzer Kasten, bewährt. Da diese Betrachtung eine Reihe von Vorteilen bietet und u. E. im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen wenig bekannt oder sogar neu ist, haben wir uns entschlossen, dieses Thema hier in einer losen Reihe von Beiträgen vorzustellen.

Derzeit untersuchen wir im Process TestLab vermehrt Fragestellungen unserer Kunden, die die Dynamik eines Prozesses betreffen, also das Verhalten eines Prozesses unter bestimmten Rahmenbedingungen. Die Betrachtung der Prozess-Dynamik liefert oftmals überraschende Ergebnisse, die anhand der vermeintlichen Statik jedes Prozessmodells kaum zu erkennen oder vermuten sind.

Beispiele für Fragen zur Dynamik sind:

  • Bei wie vielen Vorgängen pro Tag liegt die Leistungsgrenze des Geschäftsprozesses?
  • Wie viele zusätzliche Ressourcen werden benötigt, um x% mehr Vorgänge bearbeiten zu können?
  • An welcher Stelle im Prozess entsteht ein Stau/Vorgangsstapel? Wird er wieder abgearbeitet?
  • Was passiert beim Ausfall von Mitarbeitern an einer bestimmten Position? Welche Positionen sind besonders kritisch für die Durchlaufzeit?
  • Wie lang ist die kürzeste/mittlere/längste Durchlaufzeit eines Vorgangs?

Um diese Fragen realistisch beantworten zu können, verfügt unser Labor über spezielle Methoden, Programme und Infrastruktur sowohl zur Berechnung- als auch zur Simulation. In diesem Rahmen und zur Verdeutlichung der Ergebnisse hat sich seit einiger Zeit die “Black Box-Betrachtung” bewährt, die wir aus der Systemtheorie der Elektrotechnik übernommen und adaptiert haben.

Das Prinzip der “Black Box”, des schwarzen Kastens, wird heute in unterschiedlichsten Fachgebieten angewendet. Ingenieure und Physiker nutzen die Black Box seit langem als Ersatz für ein (i. d. R. kompliziertes technisches) System, dessen Bestandteile oder Innenleben für eine bestimmte Fragestellung ausgeblendet werden können. Das System wird so auf sein Verhalten am Ausgang der Black Box in Abhängigkeit von dem Signal am Eingang reduziert.

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Anwendung des Black Box-Prinzips bei Geschäftsprozessen

Auch Abschnitte von Geschäftsprozessen oder vollständige Geschäftsprozesse lassen sich als Black Box beschreiben. Das ist immer dann sinnvoll, wenn für eine bestimmte Fragestellung nur das Ergebnis eines Prozess-Abschnitts interessiert, nicht aber die einzelnen Schritte selbst, die zu dem Ergebnis führen. Im allereinfachsten Fall können z. B. 10 Schritte, die nacheinander abgearbeitet werden und jeweils 10 Sekunden einer Ressource belegen, zu einer “Black Box” mit einem Ein- und einem Ausgang zusammengefasst werden, die 100 Sekunden der Ressource belegt.

Black Boxes haben normalerweise einen Eingang, können aber mehrere Ausgänge entsprechend den Prozess-Ergebnissen besitzen. Ein- und Ausgang bezeichnen wir als Ein- und Ausgangstore. Der ursprüngliche Prozess wird dann äquivalent durch eine oder mehrere Black Boxes beschrieben, deren Ein- und Ausgangstore miteinander gekoppelt sind.

Vorteile der Betrachtungsweise

Das Black Box-Prinzip kann die Betrachtung von Geschäftsprozessen stark vereinfachen. Aus einem Geschäftsprozess mit z. B. 1.000 Elementen können 15-20 Black Boxes werden, deren Ein- und Ausgangstore miteinander gekoppelt sind. Kennt man das dynamische Verhalten der einzelnen Black Boxes, so lässt sich mit den Methoden der Systemtheorie das dynamische Verhalten des Gesamtprozesses ermitteln.

Zugegeben, das klingt vielleicht noch etwas theoretisch. Konkreter wird es in dem nächsten Beitrag zu diesem Thema, wenn wir uns mit dem Verhalten einer Black Box beschäftigen.

So stay tuned….

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