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80/20 oder 20/80? Die Konsequenzen von Prozessfehlern

August 30, 2011

Wenn knapp 80% der Prozessprojekte ihre Ziele nicht erreichen, ist es an der Zeit Fragen zu stellen. “Wer hat Schuld” ist zwar die offensichtliche Frage, wesentlich mehr Sinn macht dagegen die Frage “Wäre das vermeidbar gewesen und was können wir daraus lernen”.

Nach den Analysen des Process TestLab lassen sich ein Großteil der Ursachen für Fehlschläge wenn schon nicht vermeiden, dann zumindest frühzeitig erkennen und damit in ihren Konsequenzen deutlich vermindern.

Zu diesen Konsequenzen zählen vor allem teure Fehlerbehebungsmaßnahmen und zeitraubende Change Requests.

Die Argumentation ist einfach, nachvollziehbar und zwingend: Je später im Projektverlauf ein Fehler im Prozessdesign entdeckt wird, desto teurer und aufwändiger ist die Fehlerbehebung. Eine falsche gesetzte tragende Wand in Ihrem Rohbau lässt sich einfacher neu plazieren als nach Fertigstellung des Hauses. Ebenso verhält es sich mit Prozessprojekten. Das Design des fachlichen Prozesses wird zunehmend komplexer und detaillierter und zudem stärker mit anderen Prozessen verknüpft. Je später eine Änderung erforderlich ist, desto breiter müssen die Korrekturmaßnahmen angelegt werden.

Gleiches gilt für das IT-Design: Zum einen führen fachlich falsche Anforderungen – sofern sie konsequent durch die IT umgesetzt werden – zu einem fehlerhaften IT-Design. Zum anderen stellt auch das IT-Design selbst eine Fehlerquelle dar. Auch hier gilt: Je später in der Phase des IT-Designs Fehler entdeckt werden, desto größer und teurer der Korrekturaufwand.

Besonders gravierend sind die Konsequenzen, wenn sich Fehler bis zur Implementierung durchziehen. Schnittstellen zu anderen Systemen können betroffen sein, Korrekturmaßnahmen müssen auf Designebene wieder mit der Fachseite, der IT-Seite und vor allem dem zunehmend desillusionierten Management abgestimmt werden.

Daher sollte man sich einmal die Konsequenzen nüchtern vor Augen führen:

  • Bei einem jährlichen Investitionsvolumen in Europa von 6 Milliarden Euro in Prozessprojekte bedeutet eine Erfolgsrate von 20%, daß für knapp 5 Milliarden Euro nicht der geplante Gegenwert erreicht wurde.
  • Die Korrektur eines Designfehlers in der Betriebsphase ist 75mal teurer als in der Designphase
  • Bent Flyvbjerg und Alexander Budzier berichten in der neuesten Ausgabe des Harvard Business Review von ihrer Studie von über 1.400 Projekten und stellen fest: “Graphing the projects’ budget overruns reveals a “fat tail”—a large number of gigantic overages. Fully one in six of the projects we studied was a black swan, with a cost overrun of 200%, on average, and a schedule overrun of almost 70%.”
  • Die Gartner Group hat Anfang des Jahres die Konsequenzen noch drastischer beschrieben: “Overlooked but Easily Detectable Business Process Defects Will Topple 10 Global 2000 Companies Between Now and Year-End 2014”

Vielfach sind die Konsequenzen einem Unternehmen selbst nicht transparent, da sie nicht dem – vielleicht schon aufgelösten und vermeintlich erfolgreich beendetem – Projekt zugeordnet werden, sondern der IT-Abteilung oder im schlimmsten Fall einfach in den Betriebskosten untergehen. Und möglicherweise sind die Folgen auch einfach schwer zu akzeptieren wie Mike Gammage schreibt: “But maybe there’s an even deeper reason for clinging on to things as they are and rejecting the wider perspective. Projects – even big ones – are quite comfortable places to be. There’s a seductive sense of certainty and control.”

Damit nicht der falsche Eindruck entsteht: Natürlich lassen sich Fehler nicht gänzlich vermeiden, selbst mit dem Vorteil der rückwirkenden Betrachtung nicht. Aber, zwischen “Fehler Machen” und “Fehler Erkennen” liegt ein himmelweiter und vor allem kostspieliger Unterschied. Deshalb hält das Process TestLab Verfahren bereit, um Sie projektbegleitend in allen Phasen durch Test-, Validierungs- und Simulationsverfahren davor zu schützen, Fehler erst dann zu erkennen, wenn es zu spät ist.

Quellen und Links:

taraneon Process TestLab: Das führende Prüflabor für Geschäftsprozesse

taraneon Process TestLab: Qualitätssicherung als Hebel zur Kostensenkung

Harvard Business Review: Why your IT project may be riskier than you think

Gartner Group: Overlooked but Easily Detectable Business Process Defects Will Topple 10 Global 2000 Companies Between Now and Year-End 2014

Mike Gammage: The root cause of IT failures

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