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Wie läuft eigentlich eine Validierung von Geschäftsprozessen ab?

September 3, 2011

Wenn wir in diesem Blog bisher über die Validierung von Geschäftsprozessen  gesprochen haben, haben wir vor allem darauf abgestellt, daß wir im Process TestLab [1] die Prozessentwürfe live ablaufen lassen und damit erlebbar machen – ohne daß unsere Mandanten auch nur eine Zeile Code programmieren müssen.

Der überwältigende Effekt: Die Teilnehmer der Validierung arbeiten nicht am Modell eines Prozesses, sondern im Prozess selbst. Unsere Mandanten bestätigen immer wieder, daß dies eine einzigartige Möglichkeit ist, Prozesse – und vor allem die akstrakten Modelldarstellungen – wirklich zu verstehen.

Aber wie läuft eine solche Validierung im Process TestLab eigentlich ab?

Nehmen wir als Ausgangslage die Situation, daß in einem Projekt neue Prozesse entwickelt wurden, die validiert werden sollen bevor es in die nächste Projektphase, z.B. die IT-Konzeption, geht. Das Vorgehen ist denkbar einfach:

  1. Die Beschreibungen der neuen Prozesse in Modell und/oder Textform werden dem Process TestLab übergeben.
  2. Wir setzen daraufhin die Prozesse in unserem Validierungssystem um. Dies erfolgt üblicherweise innerhalb weniger Tage.
  3. Als nächstes reisen wir zum Mandanten und bauen dort eine temporäre Validierungsumgebung auf. Klingt größer als es eigentlich ist, de facto stellen wir in einem Gruppenarbeitsraum einen mobilen Validierungsserver sowie eine ausreichende Anzahl vernetzter Arbeitsplatzrechner auf. Fertig.
  4. Dann folgt die eigentliche Validierung durch den Kunden. Hierbei bekommt jeder der Validierungsbeteiligten eine Prozessrolle zugewiesen. Unser Validierungssystem generiert Prozessfälle und weist die Prozessaufgaben entsprechend den Prozessmodellen den Rollen zu. Die Mitarbeiter sehen also, was sie bearbeiten müssen – ganz so, wie es die Prozeßbeschreibung vorsieht. Die Mitarbeiter können Daten eingeben, Aufgaben abschliessen und an den nächsten Mitarbeiter weiterleiten …
    Unsere Rolle ist darauf beschränkt, die Validierung zu moderieren und Sie durch die Prozesse zu geleiten. Schließlich sind es Ihre Prozesse, in denen Sie die Fachleute sind.
  5. Während der Validierung erleben wir häufig, daß prozessfachliche Diskussionen entstehen. Übergänge zwischen Modellen fehlen oder passen nicht zusammen, Inhalte der Prozesse müssen verändert werden etc. Wir dokumentieren dies online mit und stellen Ihnen die Diskussionsergebnisse zusammen mit dem Audit-Trail der validierten Prozesse im Anschluß zur Verfügung. Damit haben Sie eine umfassende Dokumentation der Änderungsbedarfe und -begründungen Ihrer Prozesse.
  6. Wir bauen die Validierungsumgebung wieder ab und erstellen die Nachdokumentation.

Im Ergebnis bedeutet dies, daß Sie mit minimalem zeitlichen Aufwand Ihre Prozesse gemeinsam so abgestimmt haben, daß

  • keine unterschiedlichen Interpretationen der Prozesse in den Köpfen der Beteiligten bestehen [2],
  • Fehler und Unklarheiten eindeutig identifiziert sind und
  • Gruppenkonsens zu den Prozessen hergestellt ist.

Denken Sie immer daran, eine Qualitätssicherung der Prozesse schon im Entwicklungsstadium erspart Ihnen viel Zeit und Kosten [3] bei der späteren Realisierung. Deshalb bietet das taraneon Process TestLab eine professionelle, projektbegleitende Hilfestellung für Ihre Prozessvorhaben an.

Links:

[1] Besuchen Sie das Process TestLab um zu erfahren, wie Sie die Qualität Ihrer Prozesse sonst noch verbessern können
[2] Ein Alltagsbeispiel zeigt, wie unterschiedlich Prozesse interpretiert werden können

[3] Gönnen Sie sich 4 Minuten um zu sehen, wie teuer Prozessfehler werden können

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